SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihak-pihak dalam (terutama manajemen )
Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi:
1. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai..
2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
3. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.
1.SIA : menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk mencatat berbagai operasi transaksi yang terjadi, yang mempengaruhi status finansial organisasi.
2.Sistem ini mengenai operasional sistem akuntansi, dan menangani laporan historis dari semua transaksi yang terjadi dalam jumlah besar.
3.Sistem ini membuat berbagai report seperti laporan keseimbangan keuangan dan rekening masukan yang semuanya memberikan gambaran finansial dari organisasi
-Ciri dalam transaksi SIA :
Menghasilkan jumlah data yg besar, yg tiap hari selalu diproses, disimpan dan membutuhkan kecepatan akses yg cepat serta keakuratan yg tinggi
Membutuhkan kemudahan dalam pengoperasian pengontrolan serta prosedur error-checking yg baik dalam menjaga sekuritas dan keakuratan data
Dirancang khusus untuk kemudahan audit data, serta tracing (menelusuri) transaksi yg terjadi
Beberapa menggunakan aplikasi DDS dan MIS, misal digunakan dalam menentukan estimasi dan perencanaan anggaran
Subsistem sistem informasi akuntansi terdiri dari 5 sistem, yaitu :
1. Sistem Pengeluaran (expenditure system)
Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.
2. Sistem Pendapatan (revenue system)
Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.
3. Sistem Produksi (production systeme)
Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.
4. Sistem Manajemen Sumber Daya (resources management system)
Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).
5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (general ledger and financial accounting)
Manfaat sistem informasi akuntansi:
• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Dan juga memiliki tujuan :
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to Support the –day-to-day operations).
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers).
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggung-jawaban (to fulfill obligations relating to stewardship).

Sumber/referensi:
sangpenguasa.atwiki.com

SISTEM INFORMASI PEMASARAN

Sistem informasi pemasaran (SIP) terdiri dari manusia, peralatan, dan prosedur untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan, tepat waktu, dan akurat kepada pembuat keputusan pemasaran.

MENILAI KEBUTUHAN INFORMASI
Sistem informasi pemasaran yang baik menyeimbangkan informasi yang diinginkan oleh manajer dengan apa yang sebenarnya mereka butuhkan dan apa yang layak untuk ditawarkan. SIP harus mengamati lingkungan pemasaran agar dapat menyediakan, bagi pengambil keputusan, informasi yang harus mereka ketahui untuk mengambil keputusan penting dalam bidang,pemasaran.

MENGEMBANGKAN INFORMASI
Informasi yang dibutuhkan oleh manajer pemasaran dapat diperoleh dari catatan internal perusahaan, pengetahuan pemasaran, dan riset pemasaran. Sistem analisis informasi kemudian memproses informasi ini untuk membuatnya lebih bermanfaat bagi manjer.
Catatan Internal
Kebanyakan manajer pemasaran menggunakan catatan dan laporan internal secara teratur, terutama untuk mengambil keputusan perencanaan, implementasi dan pengendalian tugas sehari-hari.
Informasi catatan internal terdiri dari informasi yang dikumpulkan dari sumber di dalam perusahaan untuk mengevaluasi kinerja pemasaran dan untuk mengetahui masalah serta pemasaran.
Pengetahuan Pemasaran
Pengetahuan pemasaran adalah informasi sehari-hari mengenai perkembangan dilingkungan pemasaran yang membantu manajer menyiapkan dan menyesuaikan rencana pemasaran. Sistem pengetahuan pemasaran menetapkan pengetahuan apa yang dibutuhklan, mengumpulkannya dengan mencari dalam lingkungan, dan menyampaikan kepada manajer.
Riset Pemasaran
Riset pemasaran sebagai fungsi yang menghubungkan pemasar dengan konsumen, pelanggan, dan publik lewat informasi. Informasi itu dipergunakan untuk mengetahui dan menentukan peluang serta masalah pemasaran, untuk menghasilkan, mempertajam, dan mengevaluasi tindakan pemasaran, untuk memantau kinerja pemasaran dan memperbaiki pemahaman mengenai proses pemasaran.
Peneliti pemasaran terlibat dalam berbagai macam aktivitas, dari telaah potensi pasar dan pangsa pasar, untuk menilai kepuasan pelanggan dan tingkah laku membeli, untuk mempelajari aktivitas penetapan harga, produk, distribusi, dan promosi.
Analisis informasi
Informasi yang dikumpulkan oleh sistem pengetahuan pemasaran dan riset pemasran sering kali perlu dianalisis lebih lanjut dan kadang-kadang manajer memerlukan bantuan lebih lanjut untuk menerapkan informasi tadi pada masalah dan keputusan pemasaran.
Analisis informasi mungkin juga mencakup koleksi model matematika yang akan membantu pemasar mengambil keputusan lebih baik. Setisp model mewakili beberapa sistem, proses, atau hasil yang sebenarnya. Semua model ini dapat membantu menjawab pertanyaan mengenai apa yang terjadi kalau dan mana yang terbaik.

MENDISTRIBUSIKAN INFORMASI
Informasi pemasaran tidak mempunyai nilai sampai manajer menggunakannya untuk mengambil keputusan pemasaran yang lebih baik. Informasi dikumpulkan lewat pengetahuan pemasaran dan riset pemasaran harus didistribusikan kepada manajer pemasaran yang tepat, pada saat yang tepat.
Perkembangan dalam teknologi informasi menyebabkan revolusi dalam distribusi informasi. Dengan kemajuan dalam komputer, perangkat lunak, dan telekomunikasi baru-baru ini, sebagian besar perusahaan melakukan desentralisasi sistem informasi pemasaran.

http://tazmaniabenz.wordpress.com

PERANAN SIM

PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN
Suatu SIM Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:
1. Proses perencanaan
2. Proses pengendalian
3. Proses pengambilan keputusan
1. Proses Perencanaan
Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam suatu organisasi setiap tingkatan menajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan, harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.
Dukungan SIM pada Proses Perencanaan
SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Data-data disajikan untuk pengembangan model-model dan sebagai masukannya. Contoh data historis penjualan dapat dianalisis untuk pengembangan model yang menunjukan pola musiman dalam model.
Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Dengan simulasi dapat dikemukakan jawaban-jawaban untuk berbagai kemungkinan kondisi variabel masukan yang berubah-ubah. Selanjutnya hasil yang diperoleh dapat diteliti tingkat keakuratannya.
Beberapa teknik analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain :
1.Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan.
2.Teknik penghalusan data
3.Analisis musiman
4.Analisi korelasi
5.Analisis korelasi secara otomatis
6.Deskripsi data dan analisa penyebaran
Teknik Penciptaan data untuk pengembangan data perencanaan :
1. Ekstrapolasi “time series” atau tingkat pertumbuhan
Runtun waktu (time series) dan tingkat pertumbuhan dapat diekstrapolasi dari analisis data historis. Misal jika tingkat pertumbuhan masa lampau 10% maka tingkat itu dianggap berlangsung terus kecuali jika dimodifikasi atas penilaian tertentu.
2. Ekstrapolasi berdasarkan analisis regresi
Pola kegiatan masa lampau yang diperoleh dengan analisa regresi dapat dipakai kalau pola itu diharapkan berlangsung terus.
3. Interpolasi
Diperlukan kalau ada data historis tetapi tidak ada hubungannya dengan perencanaan, maka nilai yang dibutuhkan dapat diinterpolasikan.
4. Rumusan atau hubungan
Kebanyakan angka perencanaan diturunkan dari perhitungan/ lainnya Misal penjualan untuk bulan tertentu bisa dihitung dari penjualan tahunan dikalikan faktor musiman untuk bulan yang bersangkutan.
2. Dukungan Sistem Informasi pada Proses Pengendalian
Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Masing-masing fungsi organisatoris memerlukan pengendalian untuk menilai prestasi yang dihasilkan. Untuk pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia.
Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:
Unit Masukan
Kegiatan
Keluaran yang dihasilkan
Siklus Pengendalian Manajemen
Laporan evaluasi/prestasi yang diberikan kepada pimpinan pada tahap evaluasi menggambarkan suatu perbandingan antara prestasi nyata dengan prestasi yang direncanakan. Laporan evaluasi/prestasi disusun dari kegiatan-kegiatan lampau yang telah dikerjakan.
Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bisa dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang telah diubah. Standar yang direvisi diperlukan untuk proses pengendalian.
Dukungan SIM yang diberikan adalah mencakup hal-hal sebagai berikut:
Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi.
Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan.
Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang.
Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Apabila suatu kegiatan berada di luar batas pengendalian, maka suatu berita segera disampaikan pada unit pengendalian yang tepat.
3. Dukungan Sistem Informasi pada Pengambilan Keputusan
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi 3 tahap yaitu:
1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :
Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan.
Pengakuan adanya masalah.
2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :
Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah analisis arah tindakan yang mungkin.
3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah :
Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.
Gambar Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan
Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh komputer karena aturan-aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas.
Keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Pada hakekatnya ada tiga unsur dalam pembuatan keputusan :
Data
Model atau prosedur keputusan
Pembuat keputusan
Ciri-ciri keputusan terprogram dan yang tidak terprogram
1. Dukungan SIM pada Proses Penelusuran
Dukungan SIM pada tahapan penelusuran dapat dilakukan menggunakan perangkat lunak untuk penelusuran masalah.
Jenis-jenis peluang atau masalah yang ditemukan pada tahap ini dapat dikelompokan :
Peluang (untuk laba, pengurangan resiko masyarakat dan untuk pelayanan)
Masalah (masalah yang mempengaruhi permintaan akan barang/jasa, prestasi dan masalah resiko)
Sistem informasi untuk mengidentifikasi peluang/masalah memerlukan unsur :
Basis data (Basis data masyarakat, lingkungan, lingkungan persaingan dan intern organisasi)
Pengolahan dan penelusuran meliputi
Penelusuran terstruktur yang kontinyu
Penelusurun terstruktur yang khusus (adhoc)
Penelusuran tidak terstruktur yang khusus (memerlukan kemampuan SIM untuk menyediakan sarana pencarian kembali data-data secara langsung (on line).
3. Laporan, meliputi :
Keluaran yang langsung untuk perangkat lunak tahapan desain
Keluaran yang menyatakan desain keputusan
Keluaran yang menyatakan langkah pilihan keputusan yang harus diikuti
Keluaran yang menyatakan suatu pemecahan atau peluang yang mungkin tetapi tanpa indikator-indikator tindakan mendatang.
2. Dukungan SIM pada Desain Keputusan
Dukungan sistem informasi pada tahapan desain keputusan adalah melibatkan perangkat lunak untuk membantu kegiatan-kegiatan dalam tahapan ini yaitu :
Perangkat lunak sebagai bantuan untuk pemahaman masalah.
Perangkat lunak sebagai bantuan penciptaan pemecahan. Cirinya adalah :
Perangkat lunak model yang dikembangkan sendiri
Perangkat lunak pencarian kembali basis data
3. Perangkat lunak untuk pengujian kelayakan pemecahan
Dukungan SIM pada Pemilihan Keputusan
Dukungan sistem informasi untuk pembuatan keputusan adalah terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut :
1.Suatu basis data yang lengkap
2.Suatu kemampuan pencarian kembali data-data dari basis data.
3.Perangkat Lunak
4.Perangkat lunak statistisk dan analitik
5.Suatu dasar model yang berisi perangkat lunak untuk :
Pembuatan model
Model keputusan
Bantuan keputusan

DATA BASE DAN MANAJEMEN DATA BASE

A. ORGANISASI DATA

Unit data terkecil

DATA FIELD

                                           

Kumpulan file yang berkaitan

Suatu kumpulan record yang berhubungan

Suatu kumpulan data field yang berhubungan

CATATAN ( RECORD)

                                                        

B. DATABASE

Database : kumpulan seluruh sumber daya berbasis komputer milik organisasi

Database adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian tertentu, yang dimaksudkan untuk mempercepat pembaharuan masing-masing record, serta pembaharuan secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi,serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus ataupun penyelidikan. ( George M Scoot, 2002)

Manajemen database : aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur database, hubungan antar data dalam database, serta berbagai formulir dan laporan yang berkaitan dengan database.

Tujuan utama konsep database :

1.     Meminimalkan pengulangan data.

Pengulangan data (data redudancy) adalah duplikasi data artinya data yang sama disimpan dalam beberapa file.

2.     Mencapai indepedensi data.

Indepedensi data adalah kemampuan membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

C. STRUKTUR DATABASE

1.     Struktur database hierarkis : struktur kelompok data dan subkelompok yang lebih kecil lagi menyerupai cabang-cabang pohon.

Dalam struktur ini untuk pindah dari suatu catatan di suatu cabang ke catatan dicabang lain harus kembali ke tempat asalk percabangan tadi.

2.     Struktur data base Jaringan : Struktur ini memungkinkan satu catatan tertentu menunjuk pada catatan lain dalam database.

Secara konseptual tiap catatan dalam data bse dapat memiliki penunjuk ke arah catatan lain dalam database

3.     Struktur data relasional : struktur ini merupakan sekumpulan tabel dan hubungan antar record dilakukan atas dasar nilai-nilai pada suatu field dan record tidak didasarkan pada alamat dalam record.

D. MENCIPTAKAN DATABASE

Pada prinsipnya menciptakan data base mecakup tiga langkah yaitu :

1. Menentukan kebutuhan data, ada dua pendekatan yaitu :

   a. Pendekatan berorientasi proses

Ø Tentukan masalah

Ø Kenali keputusan yang diperlukan

Ø Deskripsikan kebutuhan informasi

Ø Tentukan pemrosesan yang diperlukan

Ø Tentukan kebutuhan data

Ø Spesifikasi data

   b. Pendekatan model perusahaan

Ø Buat model data enterprise

Ø Model data enterprise

Ø Kembangkan database

Ø Database

2. Menjelaskan data

    Sistem manajemen database menggunakan istilah-istilah spesifik untuk menggambarkan definisi data yang mereka miliki. Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, maka dijelaskan dalam bentuk kamus data.

     Sistem kamus data. Kamus data dapat berupa kertas atau file komputer.Jika berupa file sistem kamus data diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya, serta mempersiapkan untuk digunakan.

     Data description language. Setelah kamus data diciptakan, penjelasanya harus dimasukan dalam DBMS.

3. Memasukan data

    Setelah skema dan subskema diciptakan, data dapat dimasukkan ke dalam database. Hal ini dapat dilaksanakan dengan mengetik data langsung ke dalam DBMS, membaca dari pita atau piringan, atau menscan data secara optis.

E. PENGELOLA DATABASE

Seorang spesialis informasi yang bertanggungjawab atas database disebut pengelola database (database administrator) atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama, yaitu :

1.        Perencanaan database, meliputi kerjasama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema perusahaan dan dengan para pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka. Selain itu DBA berperan penting dalam memilih perangkat keras dan perangkat lunak sistem manajemen database.

2.        Penerapan database, mencakup penciptaan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.

3.        Operasi database, mencakup menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan.

4.        Keamanan database, meliputi pemantauan kegiatan database.

F. PENEMUAN PENGETAHUAN DALAM DATABASE

    (Knowledge discovery in database / KDD)

KDD mencakup sejumlah istilah yang sekarang ini mendapat banyak perhatian, yaitu :

1. Data warehousing

     Adalah perkembangan dari konsep database yang menyediakan suatu sumber daya data yang lebih baik bagi para pemakai dan memungkinkan pemakai untuk memanipulasi dan menggunakan data tersebut secara intuitif.

    Konsep kunci : datawarehousing mencakup beragam data berbasis komputer yang sangat luas.

2. Data mart

     Adalah suatu database yang berisi yang hanya menjelaskan satu segmen dari operasi perusahaan.

     Contoh : data mart pemasaran, data mart keuangan, data mart produksi

3. Data mining

     Adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pemakai.

G. KEUNTUNGAN DATABASE

1.     Mengurangi pengulangan data.

Jumlah total file dapat dikurangi, dibandingkan bila file-file komputer disimpan terpisah di tiap aplikasi komputer, dengan menghapus data duplikasi di berbagai file.

2.     Mencapai independensi data.

Spesifikasi data disimpan dalam skema daripada dalam tiap program aplikasi. Perubahan data dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakes data.

3.     Mengintegrasikan data dari beberapa file.

Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala. Organisasi logis, pandangan pemakai dan program aplikasi tidak harus tercermin pada medium penyimpanan fisik.

4.     Mengambil data dan informasi secara cepat.

Hubungan-hubungan logis, data manipulation language, query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit.

5.     Meningkatkan keamanan.

Data yang dikelola oleh DBMS lebih aman daripada data lain dalam perusahaan, karena dalam DBMS menyertakan kata sandi atau bahasa sandi.

H. KELEMAHAN  DAN KENDALA DBMS

1.     Memperoleh perangkat lunak dan perangkat keras yang mahal.

DBMS mainframe masih sangat mahal. DBMS berbasis komputer mikro, walau biayanya hanya beberapa ratus dolar,d apat merupakan pengeluaran yang besar bagi perusahaan kecil.

2.     Kurangnya  ahli database.

DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus ini paling baik disediakan oleh para pengelola database (DBA)

3.     Biaya pemrosesan data sangat tinggi

KANTOR MAYA

KEUNTUNGAN KANTOR MAYA

1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial

KERUGIAN KANTOR MAYA

1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga

STRATEGI KANTOR MAYA

Menurut Linda T Risse (konsultan Synergi Planning Incorporated)

1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses sumber daya informasi
3. Sediakan fasilitas telephone
4. Gunakan konferensi telepon
5. Jadwalkan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja

APLIKASI OA

1.  Pengolahan kata ( word processing )

     Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2.  Surat elektronik ( e-mail )

      Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan

3.  Voice mail

      Serupa dengan e-mail, namun surat tidak ditulis tetapi dapat diucapkan

4.  Kalender elektronik

      Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.

5.  Konferensi audio

      Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi

6.  Konferensi video

      Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis

7.  Konferensi komputer

      Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai topik tertentu

8.  Transmisi faksimili

      Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.

9.  Videotext

     Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT tentang materi narasi dan grafik yang tersimpan

10. Pencitraan

      Penggunaan pengenal karakter optis untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk dapat disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.

11. Desktop publishing

      Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan typesetter

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA INFORMASI

A. KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI

Manajemen sumber daya informasi (Information resources management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen-elemen IRM yang diperlukan :

1.     Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul.

2.     Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama

3.     Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak

4.     Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat

5.     Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi

6.     Strategi untuk mendorong dan mengelola end user computing

PERAN CIO

1.     Administrator

2.     Pembangun orang-orang

3.     Perencana kota

4.     Futurist

5.     Diplomat dunia

6.     Perancang

B. MENCAPAI MANAJEMEN KUALITAS DALAM JASA INFORMASI

1. Mengidentifikasi pelanggan IS

2. Mendefinisikan kebutuhan kualitas pelanggan

3. Menetapkan matrik kualitas

4. Mendefinisikan strategi kualitas IS

          a. Penerimaan dan pelatihan

          b. Pengembangan sistem berorientasi pemakai

§  Membuat analisis pasar

§  Membuat analisis penerimaan produk

§  Membuat analisis tugas

§  Melakukan pengujian prototipe

§  Melakukan pengujian sistem operasional

5. Menerapkan program-program kualitas IS

6. Memantau kinerja kualitas IS

C. KEAMANAN SISTEM

Tujuan-tujuan keamanan

1.     Kerahasiaan

2.     Ketersediaan

3.     Integritas

Ancaman keamanan

1.     Pengungkapan tidak sah dan pencurian

2.     Penggunaan tidak sah

3.     Penghancuran tidak sah dan penolakan jasa

4.     Modifikasi tidak sah

Pengendalian akses

1.     Identifikasi pemakai

2.     Pembuktian keaslian pemakai

3.     Otorisasi pemakai

Perencanaan berjaga-jaga

1.      Rencana darurat, menentukan ukuran-ukuran yang memastikan keamanan pegawai jika terjadi bencana.

     Mencakup : sistem alarm, sistem pemadam api, prosedur evakuasi

2.  Rencana cadangan

Ø Redudancy

Hardware, sofware dan data diduplikasi

Ø Diversity

Sumber daya informasi tidak dipasang di lokasi yang sama

Ø Mobility

Sistem sewa

3. Rencana catatan vital, adalah dokumen-dokumen kertas, microforms, penyimpanan magnetik, optik yang diperlukan untuk meneruskan bisnis perusahaan.

     Rencana ini menentukan bagaimana catatan-catatan vital akan dilindungi.

D. STRATEGI PENGURANGAN BIAYA MANAJEMEN INFORMASI

1. Konsolidasi

    Pengurangan jumlah lokasi sumber daya informasi yang terpisah

2. Downsizing

    Transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar seperti mainframe, ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini, PC.

3. Outsourcing    

    Mengkontrakkan keluar semua atau sebagian kecil operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.