A. PENGELOLAAN INFORMASI
Aktifitas dalam
pengelolaan informasi meliputi :
- Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan telah terkumpul.
- Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna.
- Memastikan bahwa informasi yang diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif.
- Membuang informasi yang tidak berguna dengan informasi yang mutakhir dan akurat.
Pentingnya pengelolaan informasi :
- Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat
-
Adanya
pengaruh ekonomi internasional
-
Persaingan
tingkat dunia
-
Kompleksitas
teknologi yang meningkat
-
Batas
waktu yang semakin singkat
-
Kendala-kendala
sosial/lingkungan
- Kemampuan komputer yang semakin baik.
Ciri-ciri kemampuan komputer :
-
Pengolahan
cepat
-
Tingkat
akurasi tinggi
-
Kapasitas
penyimpanan besar
-
Efektif
untuk tugas yang berulang-ulang
-
Otomatis
-
Dapat
berfungsi hampir secara terus menerus
-
Teliti
dalam mendeteksi situasi menyimpang
-
Dapat
diperbaiki dan ditingkatkan
B. PEMAKAI & PENGELOLA INFORMASI
Pemakai informasi secara umum adalah :
- Manajer
- Non manajer
- Orang dan organisasi di dalam lingkungan perusahaan
- Orang dan organisasi di luar lingkungan perusahaan
Pengelola informasi (spesialis informasi) adalah
menggambarkan pegawai perusahaan yang bertanggungjawab penuh untuh
mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis komputer.
Spesialis informasi digolongkan
menjadi lima macam :
1. Analis sistem
Adalah
pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis
mengenai cara komputer membantu
pemecahan masalah.
2. Pengelola database (DBA)
Bekerja sama dengan pemakai dan analis
sitem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk
menghasilkan informasi bagi pemakai.
3. Spesialis jaringan
Adalah orang yang ahli dalam bidang
komputer dan telekomunikasi, yang bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai
membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya
komputer yang tersebar.
4. Programer
Adalah orang yang berkerja dengan
menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode
program dalam bahasa tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia
menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai.
5.
Operator.
Adalah
orang yang mengoperasikan peralatan komputer berskala besar.
C. END USER COMPUTING (EUC)
EUC diartikan
sebagai pengembangan seluruh atau sebagian CBIS oleh pemakai tingkat akhir. EUC
berkembang akibat empat pengaruh :
- Meningkatnya pengetahuan tentang komputer
- Antrian pekerjaan pada unit jasa dan informasi
- Perangkat keras komputer yang murah
- Tersedianya perangkat lunak jadi.
Tingkat –tingkat kemampuan EUC :
§ Pemakai akhir tingkat menu ( menu level
end users)
§
Pemakai akhir tingkat perintah ( comand level
end user)
§
Pemakai akhir tingkat program (end user
programmers)
§
Personil pendukung fungsional (fungtional
support personnel)
Manfaat EUC :
- Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan
- Mengurangi kesenjangan komunikasi
Resiko EUC :
- Sistem yang buruk sasarannya.
- Sistem yang buruk rancangannya dan dokumentasinya.
- Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
- Hilangnya integritas data
- Hilangnya keamanan
- Hilangnya pengendalian.
D. EVOLUSI SIM BERBASIS KOMPUTER
1. Fokus
awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan
pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Pada fase ini
penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer
pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi
Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B.
Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu
generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer.
Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk
mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer
harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep
ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem
pendukung keputusan (Decision support system)
= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu
yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian
manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS
dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang ,
perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA
memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan
pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi
beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik
calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer
dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti
manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial
intelligence).
Mencapai SIM berbasis komputer.
Dalam beberapa hal, tiap subsistem
CBIS menyerupai suatu organisme hidup, lahir, tumbuh menjadi matang, berfungsi
akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem, dan terdiri dari
tahap-tahap berikut :
- Perencanaan
- Analisis
- Rancangan
- Penerapan
- Penggunaan.
