PERANAN SIM DALAM KEGIATAN MANAJEMEN
Suatu SIM Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:
1. Proses perencanaan
2. Proses pengendalian
3. Proses pengambilan keputusan
1. Proses Perencanaan
Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam suatu organisasi setiap tingkatan menajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan, harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.
Dukungan SIM pada Proses Perencanaan
SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Data-data disajikan untuk pengembangan model-model dan sebagai masukannya. Contoh data historis penjualan dapat dianalisis untuk pengembangan model yang menunjukan pola musiman dalam model.
Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Dengan simulasi dapat dikemukakan jawaban-jawaban untuk berbagai kemungkinan kondisi variabel masukan yang berubah-ubah. Selanjutnya hasil yang diperoleh dapat diteliti tingkat keakuratannya.
Beberapa teknik analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain :
1.Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan.
2.Teknik penghalusan data
3.Analisis musiman
4.Analisi korelasi
5.Analisis korelasi secara otomatis
6.Deskripsi data dan analisa penyebaran
Teknik Penciptaan data untuk pengembangan data perencanaan :
1. Ekstrapolasi “time series” atau tingkat pertumbuhan
Runtun waktu (time series) dan tingkat pertumbuhan dapat diekstrapolasi dari analisis data historis. Misal jika tingkat pertumbuhan masa lampau 10% maka tingkat itu dianggap berlangsung terus kecuali jika dimodifikasi atas penilaian tertentu.
2. Ekstrapolasi berdasarkan analisis regresi
Pola kegiatan masa lampau yang diperoleh dengan analisa regresi dapat dipakai kalau pola itu diharapkan berlangsung terus.
3. Interpolasi
Diperlukan kalau ada data historis tetapi tidak ada hubungannya dengan perencanaan, maka nilai yang dibutuhkan dapat diinterpolasikan.
4. Rumusan atau hubungan
Kebanyakan angka perencanaan diturunkan dari perhitungan/ lainnya Misal penjualan untuk bulan tertentu bisa dihitung dari penjualan tahunan dikalikan faktor musiman untuk bulan yang bersangkutan.
2. Dukungan Sistem Informasi pada Proses Pengendalian
Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Masing-masing fungsi organisatoris memerlukan pengendalian untuk menilai prestasi yang dihasilkan. Untuk pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia.
Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:
Unit Masukan
Kegiatan
Keluaran yang dihasilkan
Siklus Pengendalian Manajemen
Laporan evaluasi/prestasi yang diberikan kepada pimpinan pada tahap evaluasi menggambarkan suatu perbandingan antara prestasi nyata dengan prestasi yang direncanakan. Laporan evaluasi/prestasi disusun dari kegiatan-kegiatan lampau yang telah dikerjakan.
Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bisa dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang telah diubah. Standar yang direvisi diperlukan untuk proses pengendalian.
Dukungan SIM yang diberikan adalah mencakup hal-hal sebagai berikut:
Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi.
Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan.
Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang.
Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Apabila suatu kegiatan berada di luar batas pengendalian, maka suatu berita segera disampaikan pada unit pengendalian yang tepat.
3. Dukungan Sistem Informasi pada Pengambilan Keputusan
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi 3 tahap yaitu:
1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :
Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan.
Pengakuan adanya masalah.
2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :
Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah analisis arah tindakan yang mungkin.
3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah :
Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.
Gambar Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan
Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh komputer karena aturan-aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas.
Keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Pada hakekatnya ada tiga unsur dalam pembuatan keputusan :
Data
Model atau prosedur keputusan
Pembuat keputusan
Ciri-ciri keputusan terprogram dan yang tidak terprogram
1. Dukungan SIM pada Proses Penelusuran
Dukungan SIM pada tahapan penelusuran dapat dilakukan menggunakan perangkat lunak untuk penelusuran masalah.
Jenis-jenis peluang atau masalah yang ditemukan pada tahap ini dapat dikelompokan :
Peluang (untuk laba, pengurangan resiko masyarakat dan untuk pelayanan)
Masalah (masalah yang mempengaruhi permintaan akan barang/jasa, prestasi dan masalah resiko)
Sistem informasi untuk mengidentifikasi peluang/masalah memerlukan unsur :
Basis data (Basis data masyarakat, lingkungan, lingkungan persaingan dan intern organisasi)
Pengolahan dan penelusuran meliputi
Penelusuran terstruktur yang kontinyu
Penelusurun terstruktur yang khusus (adhoc)
Penelusuran tidak terstruktur yang khusus (memerlukan kemampuan SIM untuk menyediakan sarana pencarian kembali data-data secara langsung (on line).
3. Laporan, meliputi :
Keluaran yang langsung untuk perangkat lunak tahapan desain
Keluaran yang menyatakan desain keputusan
Keluaran yang menyatakan langkah pilihan keputusan yang harus diikuti
Keluaran yang menyatakan suatu pemecahan atau peluang yang mungkin tetapi tanpa indikator-indikator tindakan mendatang.
2. Dukungan SIM pada Desain Keputusan
Dukungan sistem informasi pada tahapan desain keputusan adalah melibatkan perangkat lunak untuk membantu kegiatan-kegiatan dalam tahapan ini yaitu :
Perangkat lunak sebagai bantuan untuk pemahaman masalah.
Perangkat lunak sebagai bantuan penciptaan pemecahan. Cirinya adalah :
Perangkat lunak model yang dikembangkan sendiri
Perangkat lunak pencarian kembali basis data
3. Perangkat lunak untuk pengujian kelayakan pemecahan
Dukungan SIM pada Pemilihan Keputusan
Dukungan sistem informasi untuk pembuatan keputusan adalah terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut :
1.Suatu basis data yang lengkap
2.Suatu kemampuan pencarian kembali data-data dari basis data.
3.Perangkat Lunak
4.Perangkat lunak statistisk dan analitik
5.Suatu dasar model yang berisi perangkat lunak untuk :
Pembuatan model
Model keputusan
Bantuan keputusan
Suatu SIM Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut:
1. Proses perencanaan
2. Proses pengendalian
3. Proses pengambilan keputusan
1. Proses Perencanaan
Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam suatu organisasi setiap tingkatan menajemen mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. Sistem Informasi Manajemen yang dikembangkan, harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.
Dukungan SIM pada Proses Perencanaan
SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Data-data disajikan untuk pengembangan model-model dan sebagai masukannya. Contoh data historis penjualan dapat dianalisis untuk pengembangan model yang menunjukan pola musiman dalam model.
Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Dengan simulasi dapat dikemukakan jawaban-jawaban untuk berbagai kemungkinan kondisi variabel masukan yang berubah-ubah. Selanjutnya hasil yang diperoleh dapat diteliti tingkat keakuratannya.
Beberapa teknik analisis data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain :
1.Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan.
2.Teknik penghalusan data
3.Analisis musiman
4.Analisi korelasi
5.Analisis korelasi secara otomatis
6.Deskripsi data dan analisa penyebaran
Teknik Penciptaan data untuk pengembangan data perencanaan :
1. Ekstrapolasi “time series” atau tingkat pertumbuhan
Runtun waktu (time series) dan tingkat pertumbuhan dapat diekstrapolasi dari analisis data historis. Misal jika tingkat pertumbuhan masa lampau 10% maka tingkat itu dianggap berlangsung terus kecuali jika dimodifikasi atas penilaian tertentu.
2. Ekstrapolasi berdasarkan analisis regresi
Pola kegiatan masa lampau yang diperoleh dengan analisa regresi dapat dipakai kalau pola itu diharapkan berlangsung terus.
3. Interpolasi
Diperlukan kalau ada data historis tetapi tidak ada hubungannya dengan perencanaan, maka nilai yang dibutuhkan dapat diinterpolasikan.
4. Rumusan atau hubungan
Kebanyakan angka perencanaan diturunkan dari perhitungan/ lainnya Misal penjualan untuk bulan tertentu bisa dihitung dari penjualan tahunan dikalikan faktor musiman untuk bulan yang bersangkutan.
2. Dukungan Sistem Informasi pada Proses Pengendalian
Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Masing-masing fungsi organisatoris memerlukan pengendalian untuk menilai prestasi yang dihasilkan. Untuk pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia.
Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:
Unit Masukan
Kegiatan
Keluaran yang dihasilkan
Siklus Pengendalian Manajemen
Laporan evaluasi/prestasi yang diberikan kepada pimpinan pada tahap evaluasi menggambarkan suatu perbandingan antara prestasi nyata dengan prestasi yang direncanakan. Laporan evaluasi/prestasi disusun dari kegiatan-kegiatan lampau yang telah dikerjakan.
Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bisa dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang telah diubah. Standar yang direvisi diperlukan untuk proses pengendalian.
Dukungan SIM yang diberikan adalah mencakup hal-hal sebagai berikut:
Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi.
Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan.
Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang.
Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Apabila suatu kegiatan berada di luar batas pengendalian, maka suatu berita segera disampaikan pada unit pengendalian yang tepat.
3. Dukungan Sistem Informasi pada Pengambilan Keputusan
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi 3 tahap yaitu:
1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :
Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan.
Pengakuan adanya masalah.
2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :
Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah analisis arah tindakan yang mungkin.
3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah :
Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya.
Gambar Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan
Pembuatan keputusan yang terprogram dapat sepenuhnya dilakukan oleh komputer karena aturan-aturannya dapat dikodekan dengan terinci dan jelas.
Keputusan tidak terprogram hanya dapat dilakukan oleh manusia. Pada hakekatnya ada tiga unsur dalam pembuatan keputusan :
Data
Model atau prosedur keputusan
Pembuat keputusan
Ciri-ciri keputusan terprogram dan yang tidak terprogram
1. Dukungan SIM pada Proses Penelusuran
Dukungan SIM pada tahapan penelusuran dapat dilakukan menggunakan perangkat lunak untuk penelusuran masalah.
Jenis-jenis peluang atau masalah yang ditemukan pada tahap ini dapat dikelompokan :
Peluang (untuk laba, pengurangan resiko masyarakat dan untuk pelayanan)
Masalah (masalah yang mempengaruhi permintaan akan barang/jasa, prestasi dan masalah resiko)
Sistem informasi untuk mengidentifikasi peluang/masalah memerlukan unsur :
Basis data (Basis data masyarakat, lingkungan, lingkungan persaingan dan intern organisasi)
Pengolahan dan penelusuran meliputi
Penelusuran terstruktur yang kontinyu
Penelusurun terstruktur yang khusus (adhoc)
Penelusuran tidak terstruktur yang khusus (memerlukan kemampuan SIM untuk menyediakan sarana pencarian kembali data-data secara langsung (on line).
3. Laporan, meliputi :
Keluaran yang langsung untuk perangkat lunak tahapan desain
Keluaran yang menyatakan desain keputusan
Keluaran yang menyatakan langkah pilihan keputusan yang harus diikuti
Keluaran yang menyatakan suatu pemecahan atau peluang yang mungkin tetapi tanpa indikator-indikator tindakan mendatang.
2. Dukungan SIM pada Desain Keputusan
Dukungan sistem informasi pada tahapan desain keputusan adalah melibatkan perangkat lunak untuk membantu kegiatan-kegiatan dalam tahapan ini yaitu :
Perangkat lunak sebagai bantuan untuk pemahaman masalah.
Perangkat lunak sebagai bantuan penciptaan pemecahan. Cirinya adalah :
Perangkat lunak model yang dikembangkan sendiri
Perangkat lunak pencarian kembali basis data
3. Perangkat lunak untuk pengujian kelayakan pemecahan
Dukungan SIM pada Pemilihan Keputusan
Dukungan sistem informasi untuk pembuatan keputusan adalah terdiri atas unsur-unsur sebagai berikut :
1.Suatu basis data yang lengkap
2.Suatu kemampuan pencarian kembali data-data dari basis data.
3.Perangkat Lunak
4.Perangkat lunak statistisk dan analitik
5.Suatu dasar model yang berisi perangkat lunak untuk :
Pembuatan model
Model keputusan
Bantuan keputusan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar